专利管理

专利管理包括为企业实体性和程序性的专利工作服务和支持的各项具体管理事务，包括专利申请文件质量管理、专利费用管理、专利文档管理、专利维持管理、专利代理管理等。

专利管理内容

1.申请质量管理
专利申请文件既是专利申请程序的必要条件，也是专利审查的基础和依据。专利申请文件质量的好坏对于后续的专利权保护有着决定性的作用。控制专利申请文件质量，关键是通过技术交底书来撰写出合格的权利要求书和说明书。合格的权利要求书和说明书要做到既能达到专利申请文件具有最低公开内容和最低公开量的要求，又能够圈定要求保护的专利范围。
专利申请文件质量管理要求：

• 承办人员的一贯性：从技术交底书到申请文件的撰写由同一个人员从始至终跟踪完成
• 管理流程的完整性：配套完善的流程，实现流程化管理。
•  必要的检索对比：对专利交底材料进行检索对比，确定现有技术的范围。

2.专利费用管理

专利的费用主要包括向专利局缴纳的各种费用以及专利代理过程中产生的代理相关费用。按照专利申请所处的阶段，这些费用又分为申请前、审查中和授权后三个阶段费用。从交费时机看，可将专利费用分为三类：一是按合约支付的专利代理费；二是按通知缴纳的费用，如申请费、恢复权利请求费、复审费、专利登记费等；三是主动缴纳的费用如年费和实质审查请求费。
常见的专利费用是利用excel表格进行管理。确认需要管理的项目，有针对性的形成表格，如专利编号、专利名、进度等等，明确专利的申请日期，了解其需要缴费的时间段。此方法对于大的企业而言，则比较麻烦，需要花费大量的人力和时间，同时需要一定的知识基础。
对于拥有一定专利数量的企业，也可选择专利代理机构也代为管理，负责及时缴纳费用，保证专利费用缴纳及时，避免专利失效或进入滞纳期。优点是管理便捷，减少企业所担心的事情，不足是根据不同地方，对专利管理费用的收取价位不等，如果量大，是一个不小的开支。
专利管家是比较常用的管理软件，主要是对企业专利进行监控，实时提醒，避免专利进入滞纳或导致失效，管理比较便捷，也简单易懂。对于使用者，需要具备基础专利知识，易上手操作。不足的是软件比较简单，现在仅满足企业高校对专利年费的计算和监控提醒。

3.专利文档管理
专利文档种类多、时间长，涉及的文档数量巨大。从专利提案、检索资料、申请文件、审查及各类通知文件、专利证书等。此外，部分专利还涉及复审、无效以及诉讼的相关事务。文档管理的原则是确保文档的快速查找和归位。对于有文档管理软件的企业，可以按管理软件的要求进行管理，没有专利管理软件的企业，可以根据自己的习惯并结合不同规模和申请数量来编码管理。
对于纸件文档的管理，可以直接用申请号或者用流水号（0001,0002等）归档。在用流水号归档时，还需建立一张电子档的工作表，将流水号与申请号一一对应。
电子文档的管理，一种方案是将同一个案件相关所有文档存放在一个文件夹中，包括技术交底书、专利申请表、申请文件、、专利申请受理通知书、专利申请初步审查合格通知书、专利申请公布通知书、发明专利申请进入实质审查程序通知书、第N次审查意见通知书、办理登记手续通知书、专利证书，文件夹内的文件可以用申请号命名，也可以用案件号命名。另一种方案是将同一类文件存放在一起，比如将所有专利申请受理通知书存放在一个文件夹。
著录信息的表格管理，为方便快速查看专利相关信息，需要将专利信息录入汇总成一张excel表格，将专利的必要信息罗列其中。在案件较多时，可以将案件分为提案、撰写、审查、授权四个阶段分别进行管理。

如提案信息记录样表：

 
4.专利期限管理
专利期限既包括实体意义上的期限，如发明专利的有效期限是20年；也包括程序意义上的期限，如答复审查意见的期限，缴纳授权费、年费的期限等
比较常见的专利申请期限如下：
（1）    专利申请费缴纳期限：自申请日起2个月内。
（2）    发明专利申请主动修改申请的期限：提出实质请求时，及对第一次审查意见答复时。
（3）    实用新型或外观设计专利申请主动修改申请的期限：自申请日起3个月内。
（4）    专利申请早期公布的期限：自申请日起（或优先权日起）18个月内。
专利期限具有时效性和程序性，一般有企业内部的专利管理人员担任专利期限管理的主体，在申请活动外包的情况下，外包的专利代理机构也是专利期限管理的主体。

专利管理工具

智慧芽innosnap知识产权管理系统、佰腾专利管家、彼速专利管理软件。

参考资料：

1.杨铁军.企业专利工作实务手册[M].北京：知识产权出版社，2013:178-213.